RPAは意味がないと言われてしまうのはなぜ？導入を失敗しないためのポイント

RPAの導入を検討しているものの、「意味がない・使えない」といった口コミや意見が気になり、導入に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。利便性の高さから普及が進むRPAですが、実際に「うまく活用できなかった」という声もあります。

そこでまずは、このような認識が広がっている背景や要因を理解することが大切です。一つひとつのネガティブな要素を検証することで、RPAの導入前に注意すべきポイントや、成果を出すためのコツが見えてきます。

本記事では、RPAは意味がない・使えないと言われてしまう理由をもとに、よくある課題の解消策を詳しく解説します。

RPAは意味がない・使えないと言われてしまう理由

株式会社MM総研の「RPA国内利用動向調査2022（※）」によると、2022年9月時点での国内におけるRPA導入率は45％（年商50億以上の企業）という結果が明らかになりました。

RPAに対する一般的な認知が進みつつあるなか、「RPAは意味がない・使えない」という意見も耳にします。なぜ、このような認識が広がっているのか、その考えられる5つの理由を紹介します。

※RPA国内利用動向調査 2022（2022年9月時点）｜株式会社MM総研（別サイトに移動します）

導入効果を実感できなかった

導入効果を実感できない、あるいは期待していた成果が現れないというのが一つ目の理由です。

RPAの役割は、組織の業務効率化や生産性向上など定性的な効果が中心になるため、数値で判断しづらい難点があります。そのため、導入目的が不明瞭なままツールを導入してしまい、ROI（費用対効果）を算出できないまま形骸化するケースも珍しくありません。

対象の業務がRPAに向いていない

RPAは、すべての業務を自動化できるわけではありません。業務内容によって向いていること・向いていないことがあるため、ツールを導入したものの業務にうまく活用できない場合もあるでしょう。

RPAが向いている業務は、ワークフローが一定で同じ作業を繰り返すような定型業務です。一方、人の判断が必要な業務や、人の感性が左右するような業務は苦手としています。

どういった業務に活用するか、対応領域を明確にしないままツールを導入すると、RPAが活用できず、社内の定着化も難しくなります。

担当者など運用体制が整っていない

担当者などRPAを運用する体制が整ってないことも、一つの要因として考えられます。

指示された通りに作業を実行するRPAだからこそ、指示された条件にミスや漏れがあるとエラーが発生します。このような際に、「エラーチェックする担当者がいない・管理責任者が決まっていない」という状態では、問題が放置されたまま正確な効果を検証しにくくなるでしょう。

管理者不在で稼働し続けるRPAは「野良ロボット」と呼ばれます。野良ロボットの存在に気づかず、そのまま放置していると、勝手に不要なデータ処理を実行したり、エラーを量産し続けたりと、大きな悪影響を及ぼす可能性があります。

現場への定着ができなかった

RPA導入後の課題の一つとして、現場への定着が進まないことも挙げられます。現場担当者にとって操作が難しく、各種機能や設定方法がわからないといった場合、こういった問題が起こり得ます。

社内のサポート体制が整っておらず、不明点が生じた際に質問できる担当者がいなければ、現場担当者の負担が増加してしまうでしょう。

また、上層部のみでツール導入を決定し、現場の意見が反映されていないことも定着化が進みにくくなる一因です。

導入後の活用が難しかった

想定よりもツールの活用が難しかったことも、意味がないと言われてしまう理由の一つです。

RPAの多くの製品は、ノーコードやローコードを謳っており、専門的な技術者がいなくても簡単にツールを扱えるような印象があるかもしれません。しかし、いざ導入してみると、プログラミング知識がなければ自動化プログラムを構築できないこともあります。

このようなケースで社内に知見を持つ人材がいない場合、結局はベンダー任せになってしまいます。社内での対応者が見つからないままツールが活用されず、現場に定着しない事態に陥ってしまうでしょう。

自動化ツールを入れること自体が目的になっている

RPAはあくまで業務プロセスを改善するための「手段」の一つに過ぎません。自動化の前に既存の業務フロー自体に無駄がないかを見直すことが重要です。不適切なプロセスを自動化しても「無駄な作業が自動化されるだけ」という結果を引き起こしてしまいます。

自動化ツールを入れることを目的とするのではなく、この機会に業務フローの最適化も行う必要があります。

RPAの導入を失敗しないためのポイント

上述したRPAのよくある課題は、導入前の準備やツール選びのポイントを押さえることで解消できます。ここでは5つのポイントを解説します。

• 導入目的を決め社内に周知する
• RPAの活用が向いている業務を理解する
• 運用に向けて社内体制の構築を行う
• 現場担当者を交えて導入検討を進める
• 外部ベンダーの導入支援を受ける

RPAの導入手順や注意点については、こちらのページでも詳しく解説しています。

RPA導入はどうやって進める？導入の方法や導入時のポイントなどを解説 ＞＞

導入目的を決め社内に周知する

あらかじめ導入目的を定めることで、効果検証しづらいRPAの難点を解消できます。

目的を決める際は、まず自社の課題を特定しましょう。慢性的な残業や納期遵守率の低下など、複数の課題のなかから優先順位を決め、問題解決につながる目的を設定することがポイントです。

目的が明確になれば、そこから逆算する形でKGI（最終目標）やKPI（中間目標）へと落とし込みましょう。RPAの場合は、従業員の勤務時間や人件費、データ処理時間などの目標を設定できます。業務効率化だけでなく生産性向上につなげるには、収益性にかかわる目標の設定も必要です。

設定した目的や目標は社内周知を徹底し、定期的に効果検証を行う体制を整えると良いでしょう。

定量的な指標：人件費削減と作業時間の短縮

定量的な指標では、数値化しやすい「コスト」と「時間」に着目します。例えば、対象業務にこれまで費やしていた月間の総労働時間や、それに伴う人件費の削減額を算出します。また、ミスの修正に要していた工数の削減や、24時間稼働による処理件数の増加なども具体的な目標値として設定可能です。

定性的な指標：業務品質の安定と従業員満足度の向上

数値では測りにくい効果も重要です。ヒューマンエラーの排除によるデータの正確性向上や、単純作業から解放された従業員がよりクリエイティブな業務に従事できることによる満足度の向上などが挙げられます。これらはアンケート調査などを通じて可視化し、組織的なベネフィットとして評価に組み込みましょう。

RPAの活用が向いている業務を理解する

RPAの活用が向いているのは、作業手順が明確に決まっているルーティンワーク、もしくは大量のデータを処理するような業務です。具体例としては、次のような種類があります。

• データ集計・入力
• レポート作成
• 請求書作成
• 伝票処理
• 領収書登録
• Web上の情報収集（価格情報、為替情報、ニュースなど）

まずは、RPAの対象となる組織内の業務を棚卸ししたのち、フローチャートなどに情報を整理しましょう。さらにタスクを細分化した結果、上記のような定型業務に当てはまるものがあれば、RPAによる自動化が可能かを検証します。

自動化が必要な業務を洗い出すことで、対象業務がRPAに向いていないといった失敗を避けられるでしょう。

判断基準1：条件分岐が明確な「ルールベース」の業務か

RPAは、あらかじめ設定された手順通りに動くことが得意です。そのため、「Aの場合はB、Cの場合はD」といった条件分岐が完全に明確で、人の主観や都度の判断を必要としない業務が最も適しています。逆に、曖昧な指示や例外処理が多い業務はエラーの原因となりやすく、自動化の難易度が高くなります。

判断基準2：一定以上の「頻度」と「作業量」があるか

RPAの開発やメンテナンスには一定の工数がかかるため、頻度が低すぎる業務や数分で終わるような軽微な作業では、費用対効果が出にくくなります。毎日発生する大量のデータ入力や、定期的に膨大な資料を照合する業務など、人間が行うと負担が大きく、かつ繰り返し発生する作業こそ、RPA導入のメリットが最大化されます。

運用に向けて社内体制の構築を行う

RPAの定着化を図るには、社内体制と責任範囲を明確にすることが肝要です。そのため、専門のプロジェクトチームを発足し、推進担当者や現場責任者、ロボットの開発担当者などの役割を明確にしましょう。

ただし、情報システム部門のみでチームを構成するのではなく、ITリテラシーに秀でた人や現場の事情をよく知る人など、部門や部署の垣根を越えて編成を考えるのがポイントです。

ほかにも、社内ヘルプデスクやFAQサイトなどを構築し、不明な点があれば即座に相談できる環境を整えることも大切です。現場担当者が初めてRPAを利用する場合は、定期的な研修や勉強会で知識を共有・底上げを図るのも良いでしょう。

自動化の前に「業務プロセスそのもの」を整理する

RPAを導入する前に、対象となる業務フロー自体に見直しが必要ないかを確認しましょう。非効率な手順や不要な工程をそのままロボットに学習させてしまうと、根本的な解決になりません。自動化を機に、重複業務の廃止や入力項目の削減など、業務プロセスそのものをシンプルに整理することで、より安定した自動化と高い生産性を実現できます。

現場担当者を交えて導入検討を進める

実際にツールを利用するのは現場担当者なので、導入検討段階では、推進担当者や現場担当者とともに意思決定へと参加する必要があります。上層部と現場が定期的に話し合える環境を用意することで、両者の意見を擦り合わせたうえで認識の乖離を最小限に抑えられます。

特に無料トライアルを活用する際は、現場担当者がツールの操作性や機能性を確認すると良いでしょう。複数の製品の使い勝手を入念に比較するほど、導入後に使いにくさを感じるリスクが減ります。

外部ベンダーの導入支援を受ける

RPAの導入や運用がベンダーに任せきりになると、問題が起きた際のスムーズな対処が難しく、社内にノウハウが蓄積されにくいことがあります。しかし、事前に適切な人材を確保し、社内体制がしっかりと整備されている場合、ベンダーによるサポートは非常に心強い存在となります。

パナソニック デジタルは、純国産ツール「ロボオペレータ」の販売パートナーを務めており、RPAに関する導入サポートを行っています。ロボオペレータは、プログラミング知識がいらず、感覚的な操作のみで自動化プログラムを構築できるため、ITリテラシーに優れた人材が少ない企業でも安心です。

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成功のためのポイントを押さえてRPAの課題を解消しよう

活用ケースによっては「意味がない・使えない」と言われることもあるRPAですが、今回紹介した複数のポイントを押さえることで、よくある課題の解消が可能です。RPAが組織に定着し、期待以上の成果を上げるには、目的の周知徹底や社内体制の整備などの事前準備に注力しましょう。

パナソニック デジタルが導入支援を行っている「ロボオペレータ」は、現場担当者が自らRPAツールを利用することを前提として開発されています。直感的な操作が可能で、プログラミングがなくとも容易にロボットを作成できるのが強みです。

30日間の無料トライアルや、導入に関するご相談も受け付けておりますので、まずは気軽にお問い合わせください。

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